Intern Privacy beleid Wet AVG 2018.

Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Dit privacybeleid heeft betrekking op het verwerken van (bijzondere) persoonsgegevens in het kader van zowel de begeleiding als de (interne) bedrijfsvoering van Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid en Organisatie. Lonneke is als begeleider verwerkingsverantwoordelijke. Zij bepaalt het doel en de middelen voor de verwerking van (bijzondere) persoonsgegevens. Dit document beschrijft de wijze waarop zij als verwerkingsverantwoordelijke met (bijzondere) persoonsgegevens omgaat, zodat aan de vereisten van de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) wordt voldaan.

Aan bod komen de volgende onderwerpen:

1) Actualisatie en controle naleving privacybeleid.
2) Categorieen persoonsgegevens en verwerkingsdoelen.
3) Organisatorische en technische maatregelen/beveilging.
4) Verwerkingsregister
5) Verwerkers en ontvangers
6) Bewaartermijnen
7) Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
8) Doorgifte buiten de EU.
9) Functionaris voor de gegevensbescherming.
10) Beveiligingsincidenten
11) Rechten van betrokkenen.
12) Gegevens minderjarigen
13) Informatieplicht

1. Actualisatie en controle naleving privacybeleid
De verwerking van persoonsgegevens binnen Coach@home dient in overeenstemming te blijven met de AVG en met elke verordening en wet- en regelgeving die dG aanvult, wijzigt of vervangt. Om die reden zal het privacybeleid periodiek worden geevalueerd en zo nodig worden aangepast.

2. Categorieen persoonsgegevens en verwerkingsdoelen:
De persoonsgegevens die de organisatie Coach@home heeft:
NAW, en intake gegevens van jou als client.
Deze gegevens komen rechtstreeks van je zelf binnen via de intake (gesprek) of soms via e-mail. Van bezoekers op mijn website worden geen cookies of andere gegevens vastgelegd.
Voor clienten die zijn aangemeld via het CSR-centrum geldt dat de gegevens opgeslagen en verwerkt worden in de beveiligde website van het CSR-centrum. Deze voldoet aan de eisen van de AVG.

De NAW gegevens zijn nodig voor het kunnen versturen van een factuur naar jou als client.

Gezondheids- en voortgangsgegevens worden vastgelegd met als enig doel jouw behandeling/begeleiding.

3. Organisatorische en technische maatregelen/beveiliging.
Uitgangspunt voor Lonneke Pannekoek, eigenaar Coach@home en psycholoog Arbeid en Organisatie, loopbaanadviseuren stresscoach, is dat niet meer persoonsgegevens worden verwerkt dan noodzakelijk is om het doel te bereiken waarvoor zij zijn verzameld, zowel intern als bij inschakeling van derde partijen. Voor beide gevallen heeft Lonneke Pannekoek, psycholoog Arbeid en Organisatie, loopbaanadviseur en stresscoach passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies of onrechtmatige verwerking.

Interne maatregelen
De volgende interne technische en organisatorische maatregelen zijn getroffen:
Het uitwisselen van vertrouwelijke informatie met andere zorgverleners vindt uitsluitend plaats via een beveiligde verbinding, of het beveiligde systeem van CSR-centrum. 
E-mailen met jou als client is alleen toegestaan voor algemene communicatie.

De laptop waarmee Lonneke Pannekoek werkt is beveiligd met wachtwoorden.
Beveiliging:
Dossiers bevinden zich in afgesloten archiefkasten in het kantoor.
De kantoorruimte is beveiligd met een sleutel. 

4. Verwerkingsregister
Het verwerkingsregister bevindt zich in het software pakket van Lonneke Pannekoek, psycholoog, loopbaanadviseur en stresscoach.

5. Verwerkers en ontvangers.
Met wie worden de gegevens van jou als client gedeeld:
Met de verwijzer, (huisarts of bedrijfsarts) uitsluitend met toestemming van jou, als client.
Aan anderen, als je gegevens worden opgevraagd, alleen met toestemming van jou, als client.
Jouw toestemming wordt altijd vooraf aan je gevraagd en schriftelijk of digitaal in je dossier vastgelegd. Je kunt mij mailen via het CSR-logboek. Tijdens de intake ontvangt je hier meer informatie over. Voor clienten die zijn aangemeld via het CSR-centrum geldt dat de gegevens worden opgeslagen en verwerkt worden in de beveiligde website van het CSR-centrum. Dit voldoet aan de eisen van de AVG-wet. Berichten uitwisseling vindt plaats via deze beveiligde website.

Bestaande contracten met mede-verwerkers:
Er zijn contracten met:
Het CSR-centrum
Testlokaal.nl
Jobport

Bent u een client via CareerSolution of Onderwijs-Herstart dan kunt u het privacy-regelement lezen op de site van CareerSolution en Onderwijs-Herstart. Deze organisaties voldoen ook aan de regelgeving van de AVG.

Bent u een client via het CSR-centrum, dan kunt u het privacy-regelement lezen op de site van het CSR-centrum. Deze organisatie voldoet ook aan de regelgeving van de AVG.

De gegevens worden uitsluitend verwerkt voor uw begeleiding en voor geen ander doel.

6. Bewaartermijnen:
De bewaartijd van je dossier bedraagt 15 jaar indien er medische gegevens in verwerkt staan. Deze worden alleen genoteerd indien het van belang is voor de begeleiding. Daarna wordt het dossier vernietigd. Financieel-administratieve gegevens worden bewaard tot 7 jaar na vastlegging van de gegevens.

7. Vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA).
Er vindt vooralsnog geen gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) plaats.

8. Doorgifte buiten de EU:
De praktijk is gevestigd in Kudelstaart. Er worden geen gegevens naar het buitenland geexporteerd.

9. Functionaris voor de gegevensbescherming:
Lonneke Pannekoek, register psycholoog Arbeid- en Organisatie, is een eenvrouwspraktijk. De rol van gegevensbescherming wordt door haar vervuld. 

10. Beveiligingsincidenten, bv datalek
Lonneke Pannekoek, Register psycholoog Arbeid- en Organisatie heeft passende technische en organisatorische maatregelen genomen die tot doel hebben de kans op verlies of onrechtmatige verwerking van persoonsgegevens zo veel mogelijk te beperken. Ondanks deze maatregelen bestaat de kans dat zich toch een incident met betrekking tot persoonsgegevens voordoet. Om ervoor te zorgen dat er zo snel mogelijk opgetreden kan worden om het incident te beeinigen en de schade zoveel mogelijk te beperken, dient als volgt te worden gehandeld:

Bij elk incident met betrekkking tot persoonsgegevens zal Lonneke Pannekoek, registerpsycholoog Arbeid- en Organisatie, beoordelen:

of er sprake is van een incident dat betrekking heeft op (bijzondere) persoonsgegevens.

welke maatregelen moeten worden genomen om het incident te beeindigen en de gevolgen te beperken.

of inschakeling van een externe partij is benodigd om bij de oplossing van het incident te assisteren.

of het incident aan de AP dient te worden gemeld

of degenen op wie de persoonsgegevens betrekking hebben, over het incident dienen te worden ingelicht.

welke maatregelen er genomen moeten worden om herhaling van het incident te voorkomen.

Lonneke Pannekoek, registerpsycholoog Arbeid- en Organisatie documenteert alle inbreuken in verband met persoonsgegevens in het datalekken register.
Bij datalekken worden deze gemeld aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan de betrokkene zelf.

In het geval dat een (potentieel) incident waarvan een door Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid en Organisatie, ingeschakelde verwerker eerder op de hoogte is geraakt, is in de verwerkingsovereenkomst bepaald dat de verwerker, Lonneke Pannekoek, zo snel mogelijk bericht. Ook zijn er afspraken gemaakt over het oplossen van het incident en het verstrekken van nadere gegevens. 

11. Rechten van betrokkenen.
Rechten die een betrokkene volgens de AVG in zijn algemeenhied heeft zijn het recht van inzage, het recht op rectificatie, het recht op gegevenswissing, het recht op beperking van de verwerking, het recht op overdraagbaarheid, het recht van bezwaar en het recht niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde individuele besluitvorming. Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid en Organisatie, heeft zodanige technische maatregelen genomen dat aan een gerechtvaardigde uitoefening van deze rechten gevolg kan worden gegeven.
Je kunt als client, inzage krijgen in je dossier, en tegen de kostprijs een kopie. Je kunt zelf een correctie of aanvulling in het dossier laten vastleggen. je kunt gebruik                   an je recht op vergetelheid. Je kunt daartoe een schriftelijk verzoek doen, voorzien van datum, plaats en je handtekening. In dat geval wordt je dossier vernietigd. je kunt gebruik maken van je recht op overdraagbaarheid van gegevens, (dataportabiliteit). 

Verzoeken tot dossiervernietiging:
Nadat de identiteit van der verzoeker is vastgesteld, zal Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid- en Organisatie, aan de verzoeker bevestigen dat er binnen een maand op het verzoek zal worden gereageerd. Als blijkt dat het verzoek complex is, kan deze termijn maximaal twee maanden worden verlengd. Over verlenging van de termijn informeert Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid- en Organisatie binnen de eerste maand. Lonneke Pannekoek, stelt vast welk recht de verzoeker inroept en verzamelt in dat kader de benodigde gegevens.
Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid- en Organisatie beoordeelt of aan het verzoek van de verzoeker kan worden voldaan, mede gelet op het beroepsgeheim en de wettelijke bewaarplicht. 
De begeleider legt zijn bevindingen in een verslag vast. Het verslag wordt opgeslagen in een map van het ICT systeem van de praktijk, dat speciaal voor dat verzoek is aangelegd.
In beginsel worden aan de verzoeker voor de behandeling van het verzoek geen kosten in rekening gebracht. Niettemin kan de verzoeker andere redelijke vergoeding op basis van de administratieve kosten in rekening worden gebracht, bijvoorbeeld in geval van herhaalde (ongegronde) verzoeken of als meer dan een kopie van een dossier wordt verlangd.
Als het verzoek wordt gehonoreerd en het verzoek heeft betrekking op rectificatie, wissing of beperking van de verwerking, dienen ook de externe partijen die de persoonsgegevens hebben ontvangen van het verzoek in kennis te worden gesteld.
Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid- en Organisatie, stelt vast of daarvan sprake is en noteert de derde partijen in zijn verslag. Dergelijke kennisgevingen aan externe partijen laat zij achterwege als dit onmogelijk blijkt of onevenredig veel inspanning vergt.

12. Gegevens minderjarigen
In de praktijk van Lonneke Pannekoek, Register psycholoog Arbeid- en Organisatie worden geen kinderen of minderjarigen in behandeling genomen dus ook geen gegevens opgeslagen.

13. Informatieplicht
Lonneke Pannekoek, Registerpsycholoog Arbeid- en Organisatie informeert betrokkenen mondeling en via de website hoe er met persoonsgegevens wordt omgegaan. Voor personen, die niet verbonden zijn aan Lonneke Pannekoek, psycholoog Arbeid en Organisatie, is een extern privacy statement opgesteld. Dit externe privacy statement op www.coachathome.nl  gepubliceerd.